Ein automatisiertes Rechnungsmanagement verbessert die Agilität

Selbst in sehr stabilen Zeiten ist es unabdingbar, Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge genau im Blick zu behalten, um die Agilität des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Dennoch scheuen sich viele Unternehmen vor Veränderungen und verlassen sich lieber weiter auf altmodische Arbeitsabläufe oder bereits vorhandene Technologien. Auf der Suche nach Inspiration für die eigene digitale Transformation schielen sie neidisch auf ihre technisch versierten Mitstreiter.

Unser Kollege Paul Crowley hat mit dem renommierten Analysten und Redner Mark Brousseau darüber diskutiert, wie der Einsatz von Automatisierungslösungen Finanzteams befähigt, strategischer vorzugehen. Sie haben darüber gesprochen, wie Technologien die finanzielle Verantwortung stärken, die Effizienz verbessern und zu produktiveren und zufriedeneren Mitarbeitern führen können.

Hier sind einige Highlights ihrer Diskussion:

Aufgabenbereiche werden sich weltweit verändern

Die Technologierevolution hat unsere Arbeitsweisen verändert. Die Automation hat über viele verschiedene Branchen hinweg ausgebreitet und nachweislich dazu geführt, dass Menschen mehr Zeit haben, sich auf wertvolle Tätigkeiten zu konzentrieren.

Saadia Zahidi, Geschäftsführerin des Centre for the New Economy and Society beim Weltwirtschaftsforum, sagt dazu, dass bis 2022 manuelle Aufgaben größtenteils verschwunden sein werden. Statt dessen müssen Angestellte analytisch denken können, Innovationen vorantreiben, sich aktiv weiterbilden, kreativ sein, mit anderen zusammenarbeiten und komplexe Probleme lösen können, um weiterhin wertvoll zu bleiben. Die zeitintensiven Aufgaben, die zuvor einen Großteil der Arbeitszeit verschlungen haben, werden durch die Automatisierung ersetzt.

Daten des Institute of Finance & Management belegen diese Erkenntnisse. Dessen Studien zeigen, dass die Kreditorenbuchhaltung 84 % ihrer Zeit mit der Bearbeitung von Transaktionen verbringt und gerade einmal 16 % ihrer Energie in Aktivitäten investiert, die ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten.

Das heißt im Klartext: Indem Sie die Aufgabenbereiche neu definieren, können Sie Ihren Teams die Möglichkeit geben, einen immer wertvolleren Beitrag zu Ihrem Unternehmen zu leisen. Ihr Hauptaugenmerk sollte verstärkt auf der Förderung wichtiger Fähigkeiten und der Entfaltung menschlichen Potenzials liegen, damit jeder Mitarbeiter die Gelegenheiten wahrnehmen kann, einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zu schaffen. Wenn Sie dann auch noch in die richtigen Technologien investieren, um diesen Wandel voranzutreiben, können Sie den Zugewinn für Ihr Unternehmen noch weiter verstärken.

Nutzen Sie Analysen und Branchen-Benchmarks

Wie kann man ein Unternehmen verbessern, das keinen Überblick über seine Ausgaben hat? Branchen-Benchmarks bieten einen guten Ansatzpunkt, um eine Baseline festzulegen, aber sie sind nur ein Teil der Gleichung. Jedes Unternehmen ist einzigartig und der wahre Wert, den ein detaillierter Überblick über die Ausgaben bietet, liegt in den strategischen Erkenntnissen, die nur das eigene Finanzteam hervorbringen kann.

Die Studie The State of ePayables 2019 von Ardent Partners zeigt die drei größten Schwachstellen der Kreditorenbuchhaltung auf:

Die Automatisierung kann die ersten beiden Schwachstellen schnell beheben, die dritte ist allerdings schwieriger zu packen. Wird die Kreditorenbuchhaltung aber von manuellen Aufgaben entlastet und hat sie dadurch die Möglichkeit, neue Chancen und Gelegenheiten für das Unternehmen zu identifizieren, wird sich auch ihr Stand innerhalb des Unternehmens rapide verbessern.

Der Einsatz von Automatisierungslösungen wird sofort einen Mehrwert erkennen lassen. Durch die höhere Produktivität und Effizienz, die eine Automatisierung mit sich bringt, können die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um das Sechsfache gesenkt werden, Ausnahmefälle um fast 60 %. Darüber hinaus werden Rechnungen im Durchschnitt um 300 % schneller bearbeitet als in einem manuellen Prozess. Zum Vergleich: Die manuelle Bearbeitung beansprucht im Durchschnitt 10,8 Tage und kostet fast 13 USD pro Rechnung, während sie bei einer automatisierten Lösung weniger als drei Tage dauert und keine 2 USD pro Rechnung kostet.

Praktische Ideen für den Wandel in der Kreditorenbuchhaltung

Die meisten Unternehmen müssen heutzutage mit knappen Budgets klarkommen und gleichzeitig ihre Zahlungseingänge und -ausgänge besser verwalten. Ohne die richtigen Tools und Prozesse  wird es schwierig, diese Budgetlücke zu überbrücken.

Auch wenn Sie vielleicht meinen, nicht genügend Zeit für den digitalen Wandel in der Kreditorenbuchhaltung zu haben, sollten Sie bedenken, dass die Opportunitätskosten weit über dem Arbeitsaufwand und den monetären Ausgaben liegen.

Entscheidend ist es, Branchen-Benchmarks zu nutzen, da diese einen direkten Bezug zu Ihrem CFO und der Mission Ihres Unternehmens haben. Rechnen Sie Ihre aktuellen Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung genau aus, einschließlich der Anzahl an Fehlern und Ausnahmen. Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wie ihre gegenwärtige Vorgehensweise das gesamte Unternehmen beeinflusst.

Nutzen Sie diese Information anschließend, um eine starke Argumentation für die Automatisierung zu erarbeiten, mit der sie die Aufmerksamkeit und die Anerkennung Ihres CFOs und Ihrer Kollegen sicher haben.